Comment SJBiomed a automatisé sa gestion des adhésions et libéré l'équivalent d'un poste
6 à 8 h par semaine libérées
SJBiomed · Syndicat professionnel (biologie médicale) · Syndicat national, 1 assistante + bureau · France
Chiffres mesurés avec le client.
Le problème
SJBiomed est un syndicat de biologistes médicaux, sans locaux fixes, qui fonctionne avec une petite équipe et une assistante en télétravail. Le cœur de son activité administrative, ce sont les adhésions et les mailings vers les membres : des tâches répétitives, à faible valeur, mais critiques. Et tout reposait sur des fondations fatiguées :
- Un système datant du début des années 2010, jamais vraiment refondu.
- Une assistante saturée.
- Un bureau en renfort permanent, qui reprenait un surplus de travail de secrétariat devenu trop important.
Ce que ça coûtait
La bonne tenue des adhésions obligeait le syndicat à recruter un alternant chaque année pour combler le manque d’effectifs. Et le vrai coût était ailleurs :
- Une organisation dépendante d’une seule personne pour la tenue des adhésions et des listes, au prix d’une charge mentale considérable.
- Des tâches qui s’empilaient sans pouvoir être déléguées ni automatisées : la liste des choses à faire ne faisait que s’allonger.
- Des opérations difficiles à suivre : faute de temps, impossible de mesurer les retombées des actions menées, notamment sur les réseaux sociaux, pourtant essentielles pour valoriser les partenariats du syndicat.
Ce qu’on a construit
Un socle d’automatisations sur Make, centré sur les points les plus lourds. Le no-code a permis des développements rapides et à moindre coût : un compromis entre qualité et budget raisonnable, décisif pour une organisation sans but lucratif.
- La gestion des adhésions, l’automatisation la plus structurante : inscriptions et suivi se déroulent désormais sans intervention manuelle.
- Les mailings et les listes de diffusion, connectés aux adhésions via Brevo.
- Le suivi des réseaux sociaux, ajouté au fil de l’eau.
- Un agent IA de veille réglementaire, branché sur Legifrance via Make, qui alimente une newsletter de veille automatisée.
- Une formation Make, grâce à laquelle l’équipe crée aujourd’hui elle-même ses automatisations simples.
Sous le capot : Make, Brevo
Les résultats
Le gain se mesure en heures, et il a été éprouvé en conditions réelles :
- 6 à 8 heures libérées chaque semaine par la seule automatisation des adhésions.
- La preuve par l’usage : pendant le congé maternité de l’assistante, le bureau a pu reprendre la routine du syndicat en une heure par jour, là où c’était auparavant un gouffre de temps.
- Une équipe capable de créer ses propres automatisations simples, pour gagner du temps et continuer à servir au mieux adhérents et partenaires.
- Un retour sur investissement comparé à celui d’un poste sur une année entière.
« L'automatisation des adhésions, c'est royal. Ça a libéré un temps considérable, et le retour sur investissement équivaut à un poste sur l'année. La conjonction d'un agent IA et d'une plateforme comme Make, c'est extrêmement puissant. »
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